국세청 3년·주정부 공소시효 4년, 되도록 오래 보관을

연방 국세청 또는 주 국세청 감사관들에게 납세자들에게 들려주고 싶은 말이 무어냐고 물으면 대부분 증빙자료를 잘 준비할 것을 당부한다.
소득세 신고에 필요한 증빙자료 준비는 소득세 신고에 큰 도움이 됨은 두말할 나위가 없다. 특히 세무감사를 받게 되면 이 증빙자료의 유무가 세무감사 결과에 중대한 영향을 주게 되므로 평상시 증빙자료에 대한 철저한 관리는 좋은 감사결과를 가져올 수 있다.
감사관들이 하나같이 증빙자료를 잘 준비할 것을 강조하는 이유는 증빙자료 없이는 납세자가 신청한 공제항목들을 인정해주기 어렵기 때문이다.
여기서 말하는 증빙자료란 소득세 신고서에 기록된 공제 항목들에 대한 것으로서, 각종 인보이스, 크레딧카드 영수증과 스테이트먼트, 자동차 경비를 공제신청 했다면 자동차 운행일지, 소득으로 보고되지 않는 은행예금에 대한 자금출처 증빙자료는 물론 소득세 신고서에 기록된 모든 숫자를 설명할 수 있는 자료를 통틀어서 말하는 것이다.
간혹 감사관에게 부족한 자료를 보완하기 위해서 개인적인 감정을 호소하는 경우가 있다.
이런 경우 대부분의 감사관들은 납세자의 감정적인 호소에 긍정적인 반응을 보여 준다. 그리고 경우에 따라선 위로를 해주는 경우도 있다. 하지만, 납세자의 기대와는 달리 추징세금에는 전혀 영향을 받지 못한다.
그 이유는 감사관은 공직자로서 객관적으로 납득이 되는 증빙자료가 없이 감정적인 호소만을 기초로 공제 또는 소득이 아니라는 것을 인정하기 어렵기 때문이다.
증빙자료는 2005년도 소득세신고를 위해서 지금 2005년도 것을 준비하는 것이 아니라, 2006년 초인 지금부터 2006년도 소득세신고를 위해서 관리를 해야 할 것이다. 시간이 흐르면 기억하기도 어렵고, 증빙자료를 분실할 수도 있다.
증빙자료의 보관은 물론 필요한 내용을 잘 메모해 두면, 소득세신고에도 큰 도움이 될 뿐만 아니라, 훗날 있을지도 모르는 세무감사에 대한 좋은 대비가 될 것이다.
일반적으로 국세청에서는 이런 증빙자료를 약 3년간 보관하도록 하고 있다.
그러나 주 정부의 공소시효가 4년이고, 예기치 않은 일이 발생했을 경우 결국은 증빙자료가 도움을 줄 수 있으므로 공간이 허락할 경우 좀더 오래 보관해 두는 것이 좋을 것이다.
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안병찬 <공인회계사>