고용주의 I-9 작성·보관 의무

신규 직원을 채용하면 고용주는 이민국 양식 I-9을 작성하고 보관해야 한다. I-9이란 고용주가 신규 직원의 이민 신분을 확인해 서명하고, 신규 직원은 본인이 합법적으로 일할 수 있는 신분이라는 것을 서약하고 서명하는 양식이다. I-9은 외국인 직원만 아니라 미국인 직원도 작성해야 한다.


채용때 이민 신분확인 의무
소규모 고용주에도 적용

I-9은 “Employment Eligibility Verification” 양식으로 불린다. 취업 자격 확인서라고 할 수 있다. 고용주는 채용하는 모든 직원들에게 I-9을 작성하게 해 받아놓아야 한다. I-9을 작성하고 보관하는 데 있어서 다음 사항을 유의해야 한다.
첫째, 신규 직원은 처음 출근한 날 I-9을 작성해야 한다. 채용 결정이 이루어지기 전에 I-9 작성을 요구할 수는 없다. 채용 결정 후, 직원은 I-9에 서명함으로써 본인이 작성한 정보가 사실이라는 것을 확인하는 것이다.
고용주는 신규 직원이 I-9의 섹션 1을 다 작성했는가를 확인해야 할 책임이 있다. 하지만 첫날부터 이민 신분을 입증하는 서류를 직접 확인해야 할 의무는 없다. I-9 작성은 모든 직원에게 적용된다. 하지만 정규 직원이 아닌, 집으로 일하러 오는 정원 관리사 또는 간혹 집 청소를 해주러 오는 사람에게까지 I-9을 요구할 수는 없다.
둘째, 채용 3일째 되는 날 퇴근 시간 전까지 고용주는 신규 직원으로부터 이민 신분을 입증하는 서류를 눈으로 확인하고 섹션 2를 작성해야 한다.
I-9 양식을 보면 이민 신분을 입증하는 서류의 종류가 나와있다. 고용주는 신규 직원이 제시하는 서류가 I-9 서류 리스트에 나와있는 서류라면 그것을 받아들여야 한다. 예를 들어 미국 시민권을 제시했는데 그것 말고 미국 여권을 가지고 오라고 요구할 수 없다.
셋째, 신규 직원이 제시한 서류를 눈으로 확인해 특별히 의심이 가지 않으면 그 서류를 받아들여야 한다.
예를 들어 영주권을 제시했는데 특별히 문제가 없어 보이는데도 그 영주권 번호가 진짜가 맞는지 이민국에 전화를 한다거나 필요 이상의 확인 작업을 해선 안 된다. 혹 이민국에 전화를 해도 이민국에서는 고용주에게 영주권 번호를 확인해주지 않는다.
만약 육안으로 확인했을 때 별 하자가 없는 서류는 설상 그 서류가 가짜였음이 밝혀진다 할지라도 고용주에게는 책임이 없다.
넷째, 만약 신규 직원이 제시한 신분 증명 서류가 눈으로 봤을 때 가짜같이 보인다면 고용주는 다른 서류를 요구해야 한다.
예를 들어 서류 안에 있는 사진과 실제 얼굴과 판이하게 틀리다거나, 눈으로 봐도 위조가 뻔하다고 느껴지는 서류는 거절해야 한다. 다른 서류를 가지고 오라고 요구하여 다른 서류를 제시하지 못할 때 채용결정을 취소하는 수밖에 없다.
다음, 신분 증명 서류를 확인할 때는 꼭 원본을 확인해야 한다. 사본은 증명 서류로 인정될 수 없다. 그렇다면 원본을 확인하고 그 서류를 복사를 해놓아야 하는가? 그것은 허용된 일이지만 꼭 그렇게 해야 할 의무는 없다. 하지만 만약 서류를 복사할 것이라면 그것은 모든 직원에게 적용해야 한다. 누구 것은 복사하고 누구 것은 안 하는 것은 차별행위라 할 수 있다.
마지막으로, I-9은 언제까지 보관해야 하는가? 최소 3년은 보관해야 하고, 직원이 회사를 그만둔 날짜부터 1년은 더 보관해야 한다.
사실 많은 소규모 고용주들은 I-9이 뭔지도 모른다. 여태껏 이민국은 I-9 감사 대상이 돼 왔던 회사들은 대부분 대기업 고용주가 많았다. 하지만 소규모 고용주에게도 똑같이 적용되는 법이기에 위 사항을 잘 준수해야겠다.


강 지 일 변호사
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