많은 직장인들이 회의를 하나의 일과로 생각하는 것으로 나타났다.
직장인들은 대부분 직장생활에서 적절한 회의는 일의 능률을 높일 수 있지만 불필요한 회의는 직장인들에게 오히려 방해가 될 수 있다고 생각한다.
지난 1998년 MCI가 조사한 ‘미국의 회의’(Meetings in America)에 따르면 미국에서는 1,100만 건의 회의가 매일 이뤄지는 것으로 나타났다. 하지만 91%의 전문인들이 회의중에 공상을 한다고 응답했으며 39%는 졸기도 했다고 밝혔다. 전문직종인 경우 월 62건의 회의에 참석하며 50%이상이 시간을 낭비하는 것으로 나타나 회의는 직장생활의 필요악으로 치부돼 왔다.
하지만 최근 응용심리학 저널 최신호에 노스캐롤라이나 대학 스티븐 로젤버그 박사가 발표한 보고서에 따르면 직장인들은 회의를 하루 일과의 하나로 긍정적으로 생각하는 것으로 나타나 주목된다.
로젤버그 박사는 미국과 영국의 676명의 풀타임 직장인들과 304명의 호주, 영국, 미국의 직장인들로 2개의 설문조사 그룹으로 나눠 조사했는데 그룹 워크가 요구되는 직종에서는 회의가 매우 유용한 것으로 나타났으며 특히 고객 서비스 팀에 있는 직장인들의 경우 회의에 대해 매우 긍정적인 태도를 보였다.
다음은 로젤버그 박사가 제안하는 직장인들의 능률에 도움이 될 수 있는 효과적인 회의 방법:
-항상 의제를 준비하며 회의시작 전 참석자들에게 내용을 알린다.
-매 회의 때마다 현실적인 목표에 접근하도록 한다.
-모두를 참석시키려 하지 말 것.
-회의를 줄이고 꼭 참여하지 않아도 된다면 빠질 수 있게 하는 게 낫다.
-회의의 피드백을 꼭 제공하고 피드백에서 나온 사안을 반영하도록 한다.
-회의 때마다 기록하고 시간을 적절하게 분배한다.
-스몰 그룹으로 나눠 아이디어를 내도록 한다.
-회의 전 회의내용에 대한 적절한 정보를 이메일을 통해 구성원들에게 알린다.
-회의 타이밍에 주의하고 제한시간을 둔다.
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