모든 현대인들에게 이메일 커뮤니케이션은 선택이 아닌 필수사항이다. 대학교수들도 여기에서 예외가 될 수 없다. 많은 교수들이 학생들과 일대일 면담 대신 이메일을 주고받으며 궁금증을 풀어주고 각종 상담을 제공하는 것이 요즘의 세태이다. 교수에게 필요한 도움을 받기위해 이메일을 보낼 땐 기본적으로 지켜야 할 예의가 있는 법이다. 이메일 에티켓에 대해 알아본다.

1. 이메일은 영원하다 - 한번 ‘Send’를 클릭하면 되돌릴 수가 없다. 따라서 조심해야 한다. 상대방은 받은 이메일을 저장해 둘 수도 있고 동료들에게 한번 읽어보라고 보낼 수도 있다. 이메일 내용에 따라 주위의 웃음거리로 전락할 수 있다는 점을 명심하라.

2. 지정한 주소로만 간다 - 이메일을 보내기 전 수신자의 주소를 꼭 확인하라.

3. 교수들의 이메일 주소는 대학당국 이메일 시스템 주소와 다를 수도 있다 - 교수들이 학교 이메일 시스템 주소를 사용할 것이라고 단정하는 것은 금물이다. 상대방이 실제로 사용하는 주소를 알아내는 노력이 필요하다.

4. 인사말을 빼먹지 말 것 - 이메일 첫 마디에 ‘Dear Professor …’라고 인사말부터 쓰는 것을 잊지 말 것. 사소한 인사말 한마디가 상대방의 기분을 좋게 만들며 보다 성의 있게 보낸 메시지를 읽도록 할 것이다.

5. 메시지는 간결하고 명확하게 - 대학교수는 하루에 25~30개에 달하는 이메일을 받을 수도 있어 메시지를 최대한 간결하고 명확하게 작성할 필요가 있다.

6. 답장을 받을 경우 상대방에게 알려라 - 이메일을 보낸 후 필요한 자료 등을 받았으면 이를 교수에게 알려 감사를 표하는 것이 좋다.

7. 이메일은 페이스북이 아니다 - 페이스북 등 소셜 네트워킹 사이트의 친구 담벼락에 글을 쓰듯 이메일을 작성해서는 안 된다. 심사숙고하고 진지하게 메시지를 써라.