사업을 하게 되면 대부분 종업원을 고용하게 되고 월급에 관한세금 보고를 해야 합니다. 월급 세금 보고는 보통 가주정부 산하 기관인 EDD 에서 담당을 합니다.
감사원은 종업원 세금 보고 기록을 감사하기 전에 먼저 고용주와감사 면접을 합니다. 면접중에는 종업원 감사를 실시하게 되는지에 대한 목적 설명, 감사의 순서와 절차에 대한 설명, 고용주에 관한 일반적인 질문사항들, 그리고 사업장에관한 영업방식과 다른 운영 방식들에 관한 것들이 다루어 집니다.
기본적인 감사 요청 자료는 최근3년치의 종업원 세금 보고 기록과은행 관련 서류입니다. 가주에서 사업을 하는 모든 고용주는 종업원에게 주는 월급에 관한 모든 자료를정확하게 보관하고 있어야 합니다.
현재 종업원에 지급되는 월급은 물론 독립 계약자에 지급되는 비용 기록도 가지고 있어야 합니다. 종업원을 해고하거나 스스로 직장을 그만두었다고 해서 그 종업원의 관련 기록을 버리시면 안됩니다. 종업원 관련 서류 중에 영구 보존해야 하는서류가 있는데 취직 신청서, 취업수락 편지, 월급 변동 사항과 직업적위치에 관한 서류, 해고 사유 편지입니다. 그 외 서류들은 보통 3년에서7년까지 보관을 해야 합니다.
고용주가 종업원 관련 서류를제공하면 감사원은 서류들을 하나씩 확인을 하게 됩니다. 어떤 형태로 사업을 운영하는지 확인하며 그에 따른 면허를 제대로 가지고 있는지 확인합니다. 그 다음에감사원이 중점적으로 확인하는 것종업원과 독립 계약자의 구분입니다. 고용주는 종업원 세금과 종업원 산재 보험 비용을 줄이기 위하여 종업원을 계약자로 구분을 해서 폼 1099 을 발행하는 경우가있기에 감사원은 이 부분을 집중적으로 조사하게 됩니다. 그 다음으로 감사원은 보고 되지 않은 월급과 계약자에게 지급된 현금 지불을 집중적으로 조사하면서 이러한 지불 내역, 경위 그리고 고용주와 계약자와의 관계를 조사합니다.
고용주는 종업원에게 월급을 지급할 때 종업원 세금 내역을 함께제공을 해야 합니다. 그렇지 않으면 건당 100불의 벌금이 있습니다. 만일 주급을 주는 종업원 한명을 지난 3년 동안 종업원 세금내역서를 제공하지 않았다면 벌금은 무려 14,400불이나 됩니다. 고용주는 종업원이 작성한 폼 W-4에 의거하여 원천 징수를 해야합니다. 그래서 감사원은 고용주가 이러한 세법을 지키고 있는지를 확인하기 위해서 종업원의 폼W-4와 세금 보고 내역을 일일이확인 대조합니다.
감사원과의 첫 면접과 그 이후에 함께 일하는 과정은 굉장히 중요합니다. 그 이유는 면접 중에 고용주가 세법을 잘 준수하고 있으며 서류 정리를 잘하고 있다는 것을 보여주어야 하기 때문입니다.
고용주가 감사원에게 주는 인상에 따라서 추가 서류 요청의 양이달라지며 바로 그 추가 요청 자료에 따라서 감사의 강도가 달라지기 때문입니다. 감사원에게 전해주어야 하는 영수증이나 서류를 신발 박스에 담아서 순서를 무시하고 대충 전해주면 고용주의 부정적 인상을 전해줍니다. 신발 박스를 받은 감사원은 서류 정리가 엉망일 테니 세법도 잘 안 지키고있을 것이라고 추정을 합니다.
서류 전달 방법에 의해서 간단히넘어갈 수 있는 감사를 많은 추가세금과 벌금을 내야 하는 감사로바뀔 수도 있습니다. 간단한 실례를들어보겠습니다. 잡화점에 종업원월급 감사가 나왔습니다. 감사가 나오면 지난 3년 동안의 영수증을 감사원과 일일이 뒤져야 하는 과정을거쳐야 하는데 지난 3년치의 영수증을 뒤지는 것을 좋아하는 사람은아무도 없습니다. 이때 필자는 지난세금 보고서들, 그것을 준비를 하는과정, 그리고 월급 세금보고서와개인세금보고서를 얼마나 정확히준비하는지를 설명을 했습니다. 그러자 감사원은 필자와의 첫 면담에서 받은 좋은 이미지와 깔끔한 서류정리에 좋은 인상을 받았고 결국엔 추가 세금 없이 무난히 감사를마치게 되었습니다.
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안규태 CPA>
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