서류가 잔뜩 쌓여 있는 책상에서는 집중이 잘 안 되어 업무 효율성이 저하된다는 것이 전문가들의 진단이다. 한인타운의 한 회사에서 스몰 비즈니스 오너가 서류들을 쌓아둔 채 일하고 있다.

잦은 회의로 힘 빼면 실제 업무엔 집중 어려워
서류더미 쌓아놓지 말고 그날 일은 꼭 그날 처리
바빠도 점심은 외부에서 해결하며 분위기 전환

비즈니스 업무는 창조적인 아이디어를 만드는 시간도 있지만 매일같이 기계적으로 이뤄지는 시간이 사실상 더 많다. 시간은 돈이다. 차라리 비즈니스 업무를 효율적으로 끝내놓고 휴식을 취한다든가 새로운 사업구상을 하는 것이 스몰 비즈니스 오너 입장에서는 시간을 경제적으로 쓰는 셈이다. 자투리 시간이 모여서 한 시간이 되고 한 시간이 모여 하루가 된다. 매일의 일상적인 비즈니스 환경에서 제거해야 할 틀에 박힌 업무만 빨리 해결한다고 해도 비즈니스의 생산성과 효율성은 한결 높아질 것이다.

■해야 할 일 리스트를 너무 과하게 만들지 않는다
당신은 매일 같이 ‘해야 할 일 리스트’에 너무 많은 욕심을 낼 수 있다. 그러다보면 하루에 끝내기 힘든 일을 잔뜩 써놓고 나중에 실행하지 못해 후회를 할 일이 생긴다. 당신이 해야 할 일 리스트를 잔뜩 써놓는 것은 생산적으로 비춰질 수 있지만 사실은 득보다는 실이 많다. 즉 너무 많은 일을 하루에 하려하다 보면 스트레스를 받아서 집중하기가 힘들어질 수 있다. 그 대신에 하루에 소화할 수 있는 적정량을 리스트해 놓고 일을 마친 후에 잠시 쉬면서 다음 날 할 일을 준비하는 것이 더 효과적이다.

■너무 많은 회의는 시간낭비이다
당신이 회의를 소집하기 전에 우선순위를 생각한다. 많은 스몰 비즈니스 오너들이 너무 많은 회의로 시간을 낭비해서 정작 직원들이 일을 할 때는 지치게 하는 우를 범한다. 토론해야 할 중요한 사항만 제외하고는 일과 관련된 업무 지시사항은 전달하는 수준에서 그친다. 일보다 회의에서 힘을 빼는 우를 범해서는 안 된다.

■반복되는 질문에 답변하지 않는다
매일처럼 일상적으로 반복되는 질문에 일일이 답변하는 것은 완전히 시간낭비이다. 흔히 고객이나 직원들로부터 제기되는 질문은 차라리 웹사이트에 게재를 해서 참고하도록 권유한다. 혹은 교육용 비디오를 제작해서 배포하는 것도 한 가지 방법이다. 당신이 직접 나서서 답변하다보면 업무에 임하기도 전에 지쳐 버린다.

■만약 상대방이 응답이 없을 때는 다른 방법을 찾아본다
고객 혹은 비즈니스 파트너 등에게 이메일을 보냈는데 응답이 없을 경우에는 다른 방법을 시도해 본다. 즉 텍스트를 보낸다든가 직접 방문을 하는 등 방법을 모색한다. 왜냐하면 당사자가 이메일을 놓쳤을 수도 있기 때문이다. 스몰 비즈니스 오너들이 고객 등과 접촉하면서 제대로 연락이 되지 않는 데서 너무 많은 시간을 비효율적으로 쓰는 경향이 있다.

■책상에서 런치를 해결하지 않는다
업무가 많고 시간이 바쁘다는 핑계로 책상에서 업무를 보면서 샌드위치로 점심을 해결하고 싶은 유혹을 느낄 때가 있다. 잠시라도 외부에서 점심을 하면서 휴식을 취하는 것은 분명한 결정을 내리는데 도움을 준다. 좋은 아이디어는 하루 종일 책상에 앉아 있다고 나오는 것이 아니라 일어나서 사무실을 걷기도 하고 대화를 나누는 중에 불현듯 떠오를 수 있다.

■서류를 잔뜩 쌓아두는 것을 피한다
잡동사니를 제거하는 것이 효율성을 높이는데 도움을 준다. 즉 필요한 서류 외에는 잡동사니라고 생각한다. 잔뜩 쌓아두기만 하면 할 일만 많은 것 같고 일을 시작하기 전부터 사람을 질리게 할 수 있다. 책상정리는 쉽지 않다. 어지럽히는 것은 금방인데 정리를 하려면 시간이 걸리기 때문에 처음부터 책상을 어지럽히지 않는다고 생각하고 정리는 바로 해야 업무의 효율성이 올라갈 수 있다. 업종에 따라 차이는 있지만 하루의 대부분을 책상에서 보내야 할 경우 쓸데없는 서류를 잔뜩 쌓아두고 근무하면 집중을 하기 힘들다

■전화나 혹은 이메일로 약속하지 않는다
회의를 소집하는데 이메일이나 전화로 하려면 시간을 많이 낭비하게 된다. 차라리 자동전화 녹음시스템을 사용한다든가 ‘Schedulicity’ 같은 약속 전문 소프트웨어를 사용하여 약속을 하는 데 시간을 많이 사용하지 않도록 한다.

■매일 같이 체크를 결제하는데 시간을 낭비하지 않는다
체크 결제 같은 업무는 특정한 시간을 정해서 그때에 한꺼번에 처리하도록 한다. 매 같이 업무 중에 체크 결제를 하다보면 업무의 흐름이 끊어지기가 쉽다. 혹은 본인이 이미 서명해 놓은 서류에 액수만 써넣는 것도 한 방법이다.

■책상정리를 통해 심신이 새로워진다
실제로 비즈니스 현장에서 책상정리 이후 업무능력이 향상되는 경험을 하게 될 것이다. 또한 업무에 대한 스트레스가 사라져 기분이 좋아지고 시간을 효율성 있게 활용할 수 있다. 비즈니스 환경이 깨끗해지면 과로를 해도 피곤함이 덜할 수 있다.

책상 정리를 통해 몸과 마음이 새로워지고 환경의 변화를 통해 성과를 만들어낼 수 있는 여유가 생긴다. 모든 업무가 정리정돈이 잘된 책상에서 더욱 잘될 것이라는 것은 당연하다. 여러 가지 서류가 뒤섞여 쌓여 있는 책상에서 창의적인 구상이 나오기는 힘들다.

■기본적으로 종이를 없앤다
요즘은 신분도용 범죄도 심해지기 때문에 가능하면 모든 업무에서 종이를 없애는 추세이다.

비즈니스 거래 때에도 관련서류를 이메일로 주고받고 컴퓨터에 항목별로 폴더를 만들어 따로 보관을 하고 인쇄를 웬만하면 하지 않는다. 책상 위의 지저분한 서류로 인해 지쳤다면 전산화해서 종이 없는 시스템으로 획기적으로 바꿔보는 한 방법이다.

즉 필요한 서류를 스캐너해서 디지털화하서 필요할 때만 인쇄해서 쓰면 된다. 이렇게 되면 한 오피스 공간을 꽉 채우고 있는 서류더미에서 허우적거릴 필요도 없다. 처음부터 종이를 완전히 없애기는 힘들기 때문에 서서히 종이를 줄이는 방법을 사용한다.

은행의 명세서도 페이퍼리스로 바꾸고 본인의 생활 속에서 종이 없는 환경을 먼저 구축하다보면 종이로부터 해방될 수 있을 것이다. 원본이 반드시 필요할 때는 서랍장을 마련해서 항목별로 모아둔다.

■그날그날 처리한다
나중에 또 봐야지 하고 머뭇거리는 순간 또 서류뭉치는 쌓이게 된다. 그 서류를 검토하고 업무에 막대한 지장을 줄 것으로 우려되는 서류만 빼고는 모두 버린다.

그러나 보관 여부를 판단하기 힘든 서류들은 따로 모아둔다. 이 서류들도 조속한 시일 내에 보관 여부를 결정할 필요가 있다. 정리하고 버려야 새로운 생각이 떠오른다.


<글· 사진 박흥률 기자>